Ochrana osobných údajov
1. Kto spracúva vaše údaje
Prevádzkovateľom je LITVA FITNESS s. r. o., so sídlom Zborov nad Bystricou 76, 023 03 Zborov nad Bystricou, IČO 51 862 506, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Žilina, oddiel Sro, vložka č. 70593/L (ďalej „my“).
Vo veciach ochrany osobných údajov nás kontaktujte na info@litvafitness.sk alebo písomne na adrese sídla. Zodpovednú osobu (DPO) sme nevymenovali, keďže nám táto povinnosť zo zákona nevyplýva.
Prevádzkujeme dve fitness centrá: Stará Bystrica 521, 023 04 Stará Bystrica a Zborov nad Bystricou 81 (Areál u Kocifajov), 023 03 Zborov nad Bystricou. Obe fungujú prevažne v bezobslužnom režime – vstup je riadený elektronickým systémom cez aplikáciu GYMIFY.
2. Na čo a na akom základe údaje spracúvame
| Účel | Aké údaje | Právny základ |
|---|---|---|
| Registrácia a permanentky | meno, priezvisko, e-mail, telefón, dátum narodenia (overenie veku), prihlasovacie údaje, typ a platnosť permanentky, história nákupov | plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR) |
| Vstupný systém | QR kód / číslo členskej karty, čas a miesto vstupu a odchodu, výsledok overenia na čítačke | plnenie zmluvy; oprávnený záujem na ochrane majetku a bezpečnosti (čl. 6 ods. 1 písm. f) |
| Platby | údaje o transakcii, suma, dátum, spôsob platby; číslo karty spracúva výlučne platobná brána, my ho nevidíme | plnenie zmluvy; zákonná povinnosť – účtovníctvo a dane (čl. 6 ods. 1 písm. c) |
| Overenie študentského statusu | meno, e-mail v GYMIFY, škola, fotografia ISIC alebo potvrdenia o návšteve školy, dátum platnosti | plnenie zmluvy (poskytnutie zľavy na vašu žiadosť); oprávnený záujem na zabránení zneužitiu zľavy |
| Benefitné karty (MultiSport, UpBalansea) | identifikátor karty / QR z aplikácie poskytovateľa, čas vstupu | plnenie zmluvy s vami a s poskytovateľom benefitu |
| Kamerový systém | obrazový záznam z priestorov fitness centra (bez zvuku) | oprávnený záujem na ochrane života, zdravia a majetku (čl. 6 ods. 1 písm. f) |
| Komunikácia a podpora | obsah e-mailov, správ a telefonátov, kontaktné údaje | plnenie zmluvy; oprávnený záujem na vybavení vašej požiadavky |
| Marketing | e-mail, telefón, prípadne push notifikácie v aplikácii | súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a); u existujúcich klientov oprávnený záujem s možnosťou kedykoľvek odmietnuť |
| Uplatňovanie nárokov | údaje o permanentkách, vstupoch, platbách, komunikácii | oprávnený záujem na preukazovaní a obhajobe právnych nárokov |
| Účtovníctvo a dane | fakturačné údaje, doklady o platbách | zákonná povinnosť (zákon o účtovníctve, daňové predpisy) |
Poskytnutie údajov potrebných na registráciu a platbu je zmluvnou požiadavkou – bez nich vám nevieme poskytnúť vstup ani permanentku. Ostatné údaje (napr. na marketing alebo overenie študentskej zľavy) poskytujete dobrovoľne.
3. Komu údaje poskytujeme
Vaše údaje spracúvajú v našom mene títo sprostredkovatelia, s ktorými máme uzavreté zmluvy o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR:
- GYMIFY & Co, s. r. o., Oščadnica 930, 023 01 Oščadnica, IČO 53 386 850 – poskytovateľ členského, rezervačného a vstupného systému a aplikácie GYMIFY. V systéme GYMIFY sú uložené vaše registračné údaje, permanentky, vstupy a história nákupov.
- Websupport, s. r. o., Bratislava – webhosting stránky litvafitness.sk a e-mailových schránok.
- Notion Labs, Inc., USA – interná evidencia žiadostí o študentský status, prevádzkových záznamov a záznamov z chatbota o chýbajúcich odpovediach (pozri časti 4 a 6).
- Tally B.V., Belgicko – formulár na odoslanie žiadosti o študentský status z webu.
Samostatnými prevádzkovateľmi, ktorí spracúvajú vaše údaje na vlastnú zodpovednosť, sú:
- ComGate Payments, a. s. – online platobná brána v aplikácii GYMIFY (údaje o platobnej karte spracúva výlučne brána).
- Dotypay – platobný terminál na recepcii.
- Poskytovatelia benefitných programov MultiSport a UpBalansea – overenie oprávnenosti vstupu na benefitnú kartu; poskytujeme im len údaj o využití vstupu.
- CKM SYTS – overenie platnosti preukazu ISIC/ITIC v databáze vydavateľa.
- orgány verejnej moci (polícia, súdy, daňový úrad), ak to vyžaduje zákon; advokáti a inkasné spoločnosti pri vymáhaní pohľadávok.
4. Prenos mimo EÚ
Systém GYMIFY, hosting webu a platobná brána sú prevádzkované v Európskej únii. Jediným prenosom mimo EÚ je uloženie interných evidencií v službe Notion (Notion Labs, Inc., USA). Prenos je zabezpečený rozhodnutím Európskej komisie o primeranosti – Rámcom EÚ–USA na ochranu údajov (EU-U.S. Data Privacy Framework), ku ktorému je Notion Labs certifikovaný, a štandardnými zmluvnými doložkami. Do Notionu ukladáme len údaje nevyhnutné na vybavenie vašej požiadavky (meno, e-mail, škola, platnosť dokladu); fotografie dokladov mažeme po overení (časť 8).
5. Ako dlho údaje uchovávame
| Registrácia a permanentky | počas platnosti permanentky a 3 roky po poslednej aktivite účtu (premlčacia doba nárokov); potom účet zmažeme alebo anonymizujeme |
| Záznamy o vstupoch | 12 mesiacov |
| Účtovné a daňové doklady | 10 rokov od konca účtovného obdobia (zákonná povinnosť) |
| Fotografia ISIC / potvrdenia | do overenia, najviac 30 dní; ďalej evidujeme len dátum platnosti študentského statusu |
| Kamerové záznamy | 15 dní; dlhšie len ak je záznam potrebný ako dôkaz v konaní |
| Komunikácia (e-mail, správy) | 3 roky od vybavenia |
| Marketingový súhlas | do odvolania, najviac 5 rokov od udelenia |
| Uplatňovanie nárokov | do právoplatného skončenia veci |
6. Tento web, chatbot a cookies
Meranie návštevnosti
Na meranie návštevnosti používame službu Umami (Umami Software, Inc.; dáta spracúvané na serveroch v Európskej únii). Ide o nástroj bez cookies: nezaznamenáva vašu IP adresu ani iný identifikátor, z ktorého by sa dala určiť vaša totožnosť, a neumožňuje sledovanie naprieč webmi. Zaznamenáva sa len súhrnne: navštívená stránka, zdroj návštevy (napr. vyhľadávač alebo sociálna sieť), typ zariadenia a prehliadača, krajina a čas. Právnym základom je náš oprávnený záujem na tom, aby sme vedeli, ako sa web používa, a mohli ho zlepšovať (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR). Rešpektujeme nastavenie „Do Not Track“ vo vašom prehliadači – ak ho máte zapnuté, nemeriame nič.
Okrem návštevnosti zaznamenávame anonymné udalosti: kliknutie na odkaz do aplikácie GYMIFY, na telefónne číslo alebo navigáciu, otvorenie otázky v sekcii Časté otázky a to, na ktorú tému ste sa pýtali chatbota alebo že chatbot nevedel odpovedať. Pri žiadnej udalosti sa neodosiela text, ktorý ste napísali, ani nič, čo by vás identifikovalo.
Mapa prevádzok (Google Maps)
Pri každej prevádzke je tlačidlo Zobraziť mapu. Kým naň nekliknete, z Googlu sa nenačítava nič. Po kliknutí sa načíta mapa od spoločnosti Google Ireland Ltd. (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írsko), ktorá pritom získa vašu IP adresu a údaje o prehliadači a môže do zariadenia uložiť vlastné cookies podľa svojich pravidiel (policies.google.com/privacy). Právnym základom je váš súhlas vyjadrený kliknutím (čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR); ak mapu nechcete načítať, použite tlačidlo Navigovať, ktoré otvorí mapy až vo vašej vlastnej aplikácii, alebo adresu uvedenú pri prevádzke.
Chatbot „Opýtaj sa nás“ funguje len na kliknutie: vyberiete si okruh a otázku a zobrazí sa odpoveď z pevného zoznamu priamo v stránke. Do chatu sa nedá písať, takže doň nevkladáte žiadne osobné údaje. Odpovede majú len informatívny charakter a nie sú záväzné; záväzný je cenník, prevádzkový poriadok a podmienky v aplikácii GYMIFY. Ak pod odpoveďou kliknete na „Nepomohlo mi to“ alebo zvolíte „Nenašiel/a som svoju otázku“, do nášho interného zoznamu v službe Notion sa zapíše len názov okruhu a otázky – bez akýchkoľvek údajov o vás – aby sme mohli doplniť chýbajúce odpovede. IP adresu používame len na krátkodobú ochranu proti zneužitiu (v nečitateľnej podobe, najviac 1 hodinu). Záznamy uchovávame najviac 12 mesiacov. Právnym základom je náš oprávnený záujem na zlepšovaní webu (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR). Do analytiky ide len téma otázky, ako je uvedené vyššie. Ak sa rozhodnete poslať nám e-mail cez odkaz v chate, správu spracujeme ako bežnú komunikáciu.
Odkazy na App Store, Google Play, Facebook, Instagram a Mapy Google vedú na služby tretích strán, ktoré po kliknutí spracúvajú vaše údaje podľa vlastných podmienok.
Aplikácia GYMIFY (mobilná aj webová) má vlastné zásady používania cookies a spracúvania údajov, ktoré vydáva GYMIFY & Co, s. r. o.; nájdete ich v aplikácii a na gymify.sk.
7. Kamerový systém
Tréningové priestory, vstupy a recepcie oboch prevádzok sú monitorované kamerovým systémom bez záznamu zvuku. Účelom je ochrana života, zdravia a majetku klientov aj prevádzkovateľa v bezobslužnom režime a preukazovanie porušení prevádzkového poriadku (napr. vstup viacerých osôb na jeden QR kód). Šatne, sprchy a toalety monitorované nie sú. Priestory sú označené piktogramom pri vstupe. Záznamy uchovávame 15 dní a prístup k nim majú len konatelia a manažér prevádzky; polícii ich poskytneme na základe zákonnej žiadosti.
8. Overenie študentského statusu
Študentské ceny povoľujeme v profile klienta v aplikácii GYMIFY po jednorazovom overení. Na tento účel nám cez formulár alebo e-mail posielate meno, e-mail použitý v GYMIFY, názov školy a fotografiu preukazu ISIC alebo potvrdenia o návšteve školy. Odporúčame na fotografii zakryť údaje, ktoré na overenie nepotrebujeme (napr. rodné číslo alebo číslo dokladu). Po overení fotografiu do 30 dní zmažeme a ponecháme si len údaj o platnosti statusu, aby sme vás nemuseli žiadať o opakované overenie. Platnosť preukazu môžeme overiť v databáze vydavateľa (CKM SYTS).
9. Automatizované rozhodovanie
Vstupný systém automaticky overuje, či máte platný vstup alebo permanentku, a pri odchode, či nemáte v aplikácii neuhradený nákup; v takom prípade čítačka vstup alebo odchod nepovolí, kým nákup neuhradíte. Ide o automatizované overenie zmluvných podmienok nevyhnutné na plnenie zmluvy (čl. 22 ods. 2 písm. a GDPR). Kedykoľvek môžete požiadať o ľudský zásah – kontaktujte recepciu (denne od 17:00) alebo telefón prevádzky uvedený na webe. Profilovanie na marketingové účely nevykonávame.
10. Vaše práva
- Prístup – potvrdenie, či a aké údaje o vás spracúvame, a ich kópiu.
- Oprava – doplnenie alebo opravu nesprávnych údajov (väčšinu si viete upraviť priamo v aplikácii GYMIFY).
- Vymazanie – ak údaje už nie sú potrebné, odvoláte súhlas alebo namietate; netýka sa údajov, ktoré musíme uchovať zo zákona.
- Obmedzenie spracúvania a prenosnosť údajov, ktoré ste nám poskytli.
- Námietka proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu vrátane priameho marketingu – marketing po námietke vždy zastavíme.
- Odvolanie súhlasu kedykoľvek, bez vplyvu na zákonnosť predchádzajúceho spracúvania.
Žiadosť pošlite na info@litvafitness.sk. Odpovieme do jedného mesiaca; pri zložitých žiadostiach môžeme lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace, o čom vás informujeme. Na overenie totožnosti vás môžeme požiadať o doplňujúce údaje.
11. Kontakt a sťažnosť
Ak sa domnievate, že vaše údaje spracúvame v rozpore s právom, môžete podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, dataprotection.gov.sk, e-mail statny.dozor@pdp.gov.sk. Budeme radi, ak sa najprv ozvete nám – väčšinu vecí vyriešime rýchlejšie.
Túto informáciu môžeme aktualizovať; aktuálna verzia je vždy na tejto stránke. O podstatných zmenách vás informujeme v aplikácii alebo e-mailom.